Come fare una scaletta per un evento?

Non si tratta di dogmi rivelati da un’entità superiore, ma di semplici regole dettate dal buon senso e maturate nel corso di innumerevoli occasioni da generazioni di musicisti, cantanti e artisti. In generale è buona norma tenere in grande considerazione l‘aspetto delle dinamiche sonore. Un buon spettacolo deve mantenere viva l’attenzione del pubblico per tutta la sua durata e quindi il percorso che intendiamo proporre non deve essere mai monotono. Il susseguirsi dei brani musicali dovrà creare “movimento” servendosi di continui cambi di sonorità. A tal fine è sempre bene cercare di: A) Non proporre in sequenza brani con una velocità (BPM) troppo simile. B) Alternare in modo attento, per quanto possibile, gli stili e i generi creando un percorso musicale interessante e sensato. C) Evitare di proporre in sequenza brani della stessa tonalità.

Questo modello per la pianificazione di un evento include aree in cui elencare elementi strategici come gli obiettivi, il pubblico target e il messaggio, oltre ai dettagli logistici come note sul catering, il programma e l'apparecchiatura audio-visiva necessaria. Indica la persona responsabile di ciascun incarico, con le relative azioni richieste e scadenze. Crea l'itinerario di un evento con date, luoghi, orari di inizio e fine e pause programmate. Tra le attività di marketing per eventi di grandi dimensioni possono coinvolgere la pubblicità su scala nazionale, i contenuti online, le pubbliche relazioni e le ricerche di mercato. Creando una sequenza temporale per ogni attività all'interno di una campagna, puoi valutare come si sovrappongono le azioni, pianificare le date importanti e avere una rappresentazione visiva del tempo necessario per ciascun elemento. Usa questo modello di to-do list per pianificare, assegnare priorità e svolgere tutte le attività necessarie per il tuo evento. Potresti anche includere un contratto con la tua proposta di evento. Pianificare un matrimonio coinvolge tante attività che si evolvono, dalle decorazioni al cibo alla fotografie, quindi una semplice checklist semplifica la procedura e aiuta a individuare le spese per non trascurare niente di importante. Una valutazione post-conferenza può fornire dati cruciali sugli elementi dell'evento che hanno avuto successo e aiuta a individuare le aree da migliorare.

COME SI COSTRUISCE LA SCALETTA DI UN EVENTO Una volta stabiliti concept, obiettivi dell’evento ed anche la durata totale, si è pronti a partire. Nulla può essere improvvisato. L’organizzazione di un evento deve seguire punti stabili e deve essere scandita al secondo. Stabilire le diverse tipologie di attività da realizzare Per organizzare un evento perfetto è necessario definire tutte le attività che verranno svolte, quali sono le attività principali e come sono distribuite durante l’evento. La scaletta di un evento è la struttura che definisce tutti questi elementi e li dispone in modo organico cosi da rendere il tutto fluido e armonico, piacevole e memorabile. Definire gli attori coinvolti nelle varie attività dell’evento Stabilire gli attori che parteciperanno, la loro gerarchia di intervento, le tempistiche che ciascuno deve rispettare per la buona riuscita è fondamentale. Ogni attore/relatore deve conoscere perfettamente il suo intervento e ne deve rispettare le tempistiche per la riuscita di tutto l’evento in ogni sua parte. Creare un Mix equilibrato tra le varie sessioni ed attività Ogni intervento deve essere commisurato, equilibrato nell’insieme di tutta la durata dell’evento. Alternare sessioni di diverso tipo renderà il tuo evento dinamico e catturerà l’attenzione mantenendo il partecipanete attivo e partecipe. Assegnare delle tempistiche per ogni attività scaletta Definire la timeline esatta permette di organizzare l’evento in ogni suo dettaglio, di gestire eventuali imprevisti e…. Inserire eventuali pause/break La scansione di un evento è data anche dalle pause che permettono di recuperare l’attenzione o creare un momento di confronto tra i partecipanti. Attenzione: per ottenere un evento che funzioni e tenga alta l’attenzione gli interventi devono essere brevi, cercare di cambiare tono e stile per movimentare l’evento ed inserire un pò di divertimento e buon umore. Il tutto con la presenza di un moderatore dell’evento che riesca a tenere insieme tutto con un buon ritmo. Non dimenticare: stampa e consegna la scaletta a tutto lo staff e ai partecipanti all’evento perché tutti devono conoscere il timing ed avere dei punti di riferimento.