Quali sono i requisiti per organizzare eventi?

Se l'attività viene svolta conto terzi, è necessario presentare segnalazione certificata di inizio di attività al comune di competenza.

Per organizzare un evento è necessaria un’autorizzazione indirizzata al Sindaco del Comune dove avete pianificato l’evento, ovvero la Licenza di pubblico spettacolo, che avrà un valore temporale pari al periodo di svolgimento dell’evento stesso. Al momento della richiesta, dovrete specificare le vostre generalità, dati fiscali, requisiti antimafia e programma della manifestazione. Per eventi che richiedano accompagnamenti musicali, occorre rivolgersi alla Siae per farsi rilasciare un permesso,per evitare ulteriori violazioni dei diritti d’autore, presentando un’accurata descrizione dell’evento. In caso di gruppi emergenti, non è necessario pagare i diritti alla Siae, che ad ogni modo, richiederà il rilascio di una cauzione e manderà dei funzionari addetti a verificare la veridicità dichiarata dal garante. Non bisogna tralasciare la domanda di Occupazione di Suolo Pubblico, che dovrà essere presentata al Comune con due settimane di anticipo con le dovute generalità riguardanti l’organizzazione dell’evento, il luogo di svolgimento e l’eventuale chiusura del traffico. Se avete scelto come zona di manifestazione un’area verde, dovrete richiedere, in aggiunta, l’autorizzazione del Settore Verde Pubblico del Comune. Infine, qualora sia previsto l’utilizzo di impianti stereo o strumenti musicali, occorre l’autorizzazione da parte del Settore Ambiente e Territorio del Comune.

Definisci Obiettivi Chiari La prima regola per organizzare un evento di successo è avere ben chiari gli obiettivi. Vuoi aumentare la brand awareness, generare nuovi contatti o promuovere un nuovo prodotto? Obiettivi chiari guidano ogni fase del processo e aiutano a misurare il successo dell’evento. Conosci il Tuo Pubblico Il successo di un evento dipende in gran parte dal pubblico. È essenziale conoscere le aspettative e le preferenze dei partecipanti per creare un’esperienza su misura. Scegli la Location Ideale La location è uno degli aspetti più importanti e può influenzare l’atmosfera e la riuscita dell’evento. Considera non solo la capienza, ma anche l’accessibilità, il parcheggio e i servizi offerti. Pianifica un Budget Dettagliato Un buon budget è il fondamento di un evento di successo. Dalla location al catering, dalle attrezzature tecniche alla promozione, ogni voce deve essere accuratamente pianificata. Avere un budget dettagliato ti permette di evitare sorprese e di destinare le risorse in modo efficace. Cura la Comunicazione e il Marketing Promuovere l’evento è essenziale per garantire la partecipazione. Utilizza una combinazione di canali di marketing: email, social media, sito web e comunicati stampa. È importante che il messaggio sia chiaro e coerente su tutti i canali, per attrarre il pubblico giusto. Prepara un Piano di Contingenza Gli imprevisti fanno parte di qualsiasi evento, ed è essenziale essere preparati. Dalla gestione di problemi tecnici a cambiamenti dell’ultimo minuto, avere un piano di contingenza ti permette di affrontare qualsiasi inconveniente senza compromettere l’esperienza dei partecipanti. Attenzione ai Dettagli Un evento di successo si riconosce anche dai dettagli. Dall’allestimento alla segnaletica, dal servizio catering alla musica di sottofondo, ogni aspetto deve essere curato per creare un’atmosfera unica e professionale. Interagisci con i Partecipanti Coinvolgere i partecipanti è fondamentale per creare un evento memorabile. Incoraggia l’interazione, ascolta i feedback in tempo reale e sfrutta i social media per ampliare la portata dell’evento. Questo ti permette di creare una connessione più profonda con il pubblico e di raccogliere spunti utili per eventi futuri. Valuta e Analizza i Risultati Dopo l’evento, è importante fare un’analisi accurata dei risultati. Raccogli i feedback dei partecipanti, misura l’impatto e valuta cosa ha funzionato e cosa può essere migliorato. Questo ti aiuterà a perfezionare le tue competenze e a organizzare eventi sempre più riusciti in futuro.

Pensa al tipo di evento che vuoi realizzare. Prima di partire, la prima cosa è quella di immaginare l’evento che si vuole realizzare. Pensa all’evento ideale, quello a cui anche tu vorresti partecipare, tenendo conto di tutto ciò che potrebbe servirti per realizzarlo. Cerca di distinguere tra gli elementi fondamentali alla sua riuscita e a quelli accessori che possono servire a migliorarlo. Determina il budget. Che ti sia stato commissionato o che nasca da una tua iniziativa, ogni evento deve obbligatoriamente tenere conto di un preventivo di spesa entro il quale far rientrare tutto: affitto location, service, catering, personale, ospiti d’onore, pubblicità, ecc. Un’accurata suddivisione delle risorse disponibili tra le varie voci, ti consentirà di privilegiare gli elementi fondamentali fissati nel punto 1) e di valutare l’aggiunta anche di alcuni di quelli accessori. Se il budget non dovesse essere sufficiente a coprire tutti gli elementi fondamentali, o se volessi comunque aggiungere altri accessori, un’opportunità potrebbe essere quella di pensare a nuovi finanziamenti. Gestisci bene il tempo e i ruoli. Che si lavori da soli o in squadra, bisogna essere comunque in grado gestire al meglio il tempo e le mansioni specifiche di ogni membro del team. Crea una lista, cartacea o digitale. È importante strutturare bene gli impegni delle giornate, man mano che si avvicinano gli eventi, programmando le telefonate e gli incontri preparatori, appuntando date e scadenze per attività specifiche e suddividendo bene i compiti, considerando l’organizzazione come un complesso sistema di ingranaggi interconnessi tra loro. Considera le variabili inaspettate. Anche quando si programma tutto alla perfezione, un imprevisto può sempre accadere e, per quanto possibile, bisogna essere pronti a ogni evenienza. Infine, ricordati che molto spesso la riuscita di alcuni eventi è condizionata dalla presenza di quelli concorrenziali, per cui seleziona le date con cura, valutando quali manifestazioni o festività possano “distrarre” il target di pubblico a cui intendi rivolgerti.

Puoi lavorare come organizzatore di eventi senza la Partita IVA ma solo se rispetti alcune regole. La tua attività deve essere occasionale e non professionale, che significa che puoi svolgere la tua attività una volta ogni tanto e solo se non è il tuo lavoro principale. Ad esempio, puoi aiutare un’amica a organizzare la sua festa ma non puoi organizzare matrimoni tutte le settimane da maggio a ottobre. Secondo lo stesso principio, non puoi fare pubblicità alla tua attività di organizzatore di eventi se non hai la Partita IVA. Attività di promozione, gratis o a pagamento, sono un’indicazione che svolgi la tua attività con una certa regolarità e non una volta ogni tanto. Se rispetti questi requisiti, puoi organizzare eventi usando la prestazione occasionale. Dovrai emettere una ricevuta quando i tuoi clienti ti pagano e poi dichiarare i tuoi guadagni nella dichiarazione dei redditi. Dovrai applicare ai tuoi guadagni una ritenuta d’acconto del 20% come anticipo sulle tasse e poi pagare l’IRPEF con percentuali che vanno dal 23% al 43%. Per aprire la tua Partita IVA dovrai utilizzare il codice ATECO giusto in base ai clienti che avrai. Utilizzerai 96.09.05 – organizzatore di eventi, con gestione del budget se ti occupi anche di pagare i fornitori mentre userai 74.90.99 – consulente per eventi, senza gestione del budget e fai solo organizzazione e coordinamento dell’evento. Se svolgi entrambe le attività, dovrai avere tutti e 2 i codici ATECO.