Come iniziare ad organizzare eventi?

Pensa al tipo di evento che vuoi realizzare. Prima di partire, la prima cosa è quella di immaginare l’evento che si vuole realizzare. Pensa all’evento ideale, quello a cui anche tu vorresti partecipare, tenendo conto di tutto ciò che potrebbe servirti per realizzarlo. Cerca di distinguere tra gli elementi fondamentali alla sua riuscita e a quelli accessori che possono servire a migliorarlo. Determina il budget. Che ti sia stato commissionato o che nasca da una tua iniziativa, ogni evento deve obbligatoriamente tenere conto di un preventivo di spesa entro il quale far rientrare tutto: affitto location, service, catering, personale, ospiti d’onore, pubblicità, ecc. Un’accurata suddivisione delle risorse disponibili tra le varie voci, ti consentirà di privilegiare gli elementi fondamentali fissati nel punto 1) e di valutare l’aggiunta anche di alcuni di quelli accessori. Se il budget non dovesse essere sufficiente a coprire tutti gli elementi fondamentali, o se volessi comunque aggiungere altri accessori, un’opportunità potrebbe essere quella di pensare a nuovi finanziamenti. Ad esempio, potresti ricorrere a degli sponsor per l’evento o utilizzare delle campagne crowdfunding. Scegli con cura la location. La scelta della location è ovviamente condizionata dal budget, ma anche dal tema e dalla tipologia dell’evento stesso. Il luogo può essere al chiuso o all’aperto, facilmente raggiungibile o volutamente isolato, può avere o meno dei posti a sedere, attrezzature audio e video e magari anche una connessione WiFi. Soprattutto quando il budget limitato, ricorrere a dei luoghi già predisposti per una certa tipologia di manifestazione è strettamente necessario. Non dimenticare di effettuare almeno un sopralluogo prima di definire il tutto, mettendoti nei panni del pubblico, degli ospiti e di chi intratterrà la serata. Gestisci bene il tempo e i ruoli. Che si lavori da soli o in squadra, bisogna essere comunque in grado gestire al meglio il tempo e le mansioni specifiche di ogni membro del team. Crea una lista, cartacea o digitale. È importante strutturare bene gli impegni delle giornate, man mano che si avvicinano gli eventi, programmando le telefonate e gli incontri preparatori, appuntando date e scadenze per attività specifiche (ad es. l’invio dei comunicati stampa o la diffusione sui social) e suddividendo bene i compiti, considerando l’organizzazione come un complesso sistema di ingranaggi interconnessi tra loro. Importantissimo: non dimenticare, ogni tanto, di prenderti anche una pausa! Considera le variabili inaspettate. Anche quando si programma tutto alla perfezione, un imprevisto può sempre accadere e, per quanto possibile, bisogna essere pronti a ogni evenienza. Ad esempio, un evento all’aperto è soggetto alle variazioni climatiche, è bene controllare che il meteo ci porti notizie favorevoli o almeno assicurarsi di poter ricorrere a soluzioni di emergenza in caso di precipitazioni. Infine, ricordati che molto spesso la riuscita di alcuni eventi è condizionata dalla presenza di quelli concorrenziali, per cui seleziona le date con cura, valutando quali manifestazioni o festività possano “distrarre” il target di pubblico a cui intendi rivolgerti. Il lavoro che c’è dietro la realizzazione di un evento può sembrare un ostacolo difficile da superare. Per fortuna esistono professionisti in grado di semplificarti il lavoro, come quelli che puoi trovare in JoyHub – Event Factory. Un unico interlocutore in grado di organizzare un evento memorabile nei nostri adattabili spazi.

Innanzitutto è necessario frequentare un corso di formazione per diventare event planner per poi avere la possibilità di specializzarsi in un particolare settore che sia quello del wedding, degli eventi aziendali, culturali o dei party privati. Un buon corso da event planner comprende certamente una formazione a 360 gradi che ti permetta di diventare un event manager in grado di gestire tutti i livelli di criticità di un evento: dalle fasi di ideazione, progettazione ed organizzazione, fino alle giornate in cui si celebrerà l’evento stesso al fine di ottenere la massima soddisfazione da parte del cliente e di tutti i partecipanti. La cosa importante è fare esperienza, farsi conoscere per poi ricevere sempre più incarichi che possano così attirare sempre nuovi clienti. La figura dell’event planner dunque deve essere adeguatamente formata al fine di affrontare al meglio l’organizzazione e definire una time line che permetta di progettare per bene le cose da fare, nonché di tenere dei rapporti solidi con i fornitori ed infine soddisfare i clienti. Quanto costa un corso di party planner? I corsi professionali di livello universitario hanno sempre dei costi che rispecchiano a pieno l’offerta formativa che comprende sia la parte teorica che quella pratica dandoti la possibilità di scendere in campo ed affiancare dei veri event manager dai quali apprendere al meglio la materia del tuo futuro lavoro e non farti cogliere mai impreparato.

Pianificare un evento di successo richiede tempo, ma anche e soprattutto un’attenta pianificazione. Ecco perché è fondamentale stilare una check-list e seguire degli step ben precisi. In particolare, per noi che ci occupiamo del noleggio per eventi sono 5 le fasi dell’organizzazione di un evento da prendere in considerazione: Definire gli obiettivi e il budget Scegliere la giusta location Stabilire il team e i relatori Stilare il programma Promuovere l’evento L’organizzazione di un evento deve partire innanzitutto da un obiettivo. Una volta deciso l’obiettivo e il pubblico a cui rivolgersi, bisogna definire un budget, cercando – per quanto possibile – di non superarlo. Destinando anche una parte a eventuali imprevisti. Abbinare le tecniche per l’organizzazione eventi alla giusta dose di creatività e a una pianificazione intelligente, sono i segreti per ottenere un risultato professionale e di qualità.