Cosa bisogna fare per organizzare eventi?

Pianificare un evento di successo richiede tempo, ma anche e soprattutto un’attenta pianificazione. Ecco perché è fondamentale stilare una check-list e seguire degli step ben precisi. In particolare, per noi che ci occupiamo del noleggio per eventi sono 5 le fasi dell’organizzazione di un evento da prendere in considerazione: Definire gli obiettivi e il budget Scegliere la giusta location Stabilire il team e i relatori Stilare il programma Promuovere l’evento L’organizzazione di un evento deve partire innanzitutto da un obiettivo: qual è il messaggio da veicolare e a quale target è riferito? Una volta deciso l’obiettivo e il pubblico a cui rivolgersi, bisogna definire un budget, cercando – per quanto possibile – di non superarlo. Tra le fasi per l’organizzazione di eventi, la scelta della location gioca un ruolo fondamentale. Ogni elemento della squadra deve avere le competenze richieste per lo specifico ruolo che andrà a ricoprire. Creare una check-list nell’organizzazione eventi è altrettanto importante: infatti ogni dettaglio deve essere controllato e, se necessario, rivisto nell’ottica di abbassare il rischio di brutte sorprese. Il programma dell’evento deve essere pianificato in modo da garantire la possibilità ai partecipanti di scegliere ciò che a loro più interessa, avendo a disposizione del margine di manovra. La comunicazione in generale, e in particolare la promozione della manifestazione, sono due passaggi che non si possono trascurare nelle diverse fasi dell’organizzazione eventi. Abbinare le tecniche per l’organizzazione eventi alla giusta dose di creatività e a una pianificazione intelligente, sono i segreti per ottenere un risultato professionale e di qualità.

Pensa al tipo di evento che vuoi realizzare. Pensa all’evento ideale, quello a cui anche tu vorresti partecipare, tenendo conto di tutto ciò che potrebbe servirti per realizzarlo. Cerca di distinguere tra gli elementi fondamentali alla sua riuscita e a quelli accessori che possono servire a migliorarlo. Determina il budget. Che ti sia stato commissionato o che nasca da una tua iniziativa, ogni evento deve obbligatoriamente tenere conto di un preventivo di spesa entro il quale far rientrare tutto: affitto location, service, catering, personale, ospiti d’onore, pubblicità, ecc. Scegli con cura la location. La scelta della location è ovviamente condizionata dal budget, ma anche dal tema e dalla tipologia dell’evento stesso. Gestisci bene il tempo e i ruoli. Crea una lista, cartacea o digitale. È importante strutturare bene gli impegni delle giornate, man mano che si avvicinano gli eventi, programmando le telefonate e gli incontri preparatori, appuntando date e scadenze per attività specifiche. Considera le variabili inaspettate. Anche quando si programma tutto alla perfezione, un imprevisto può sempre accadere e, per quanto possibile, bisogna essere pronti a ogni evenienza.