Parliamo di cifre. Quanto vale il tempo di un professionista, magari un accademico, che si stacca dal suo lavoro e viene a parlare al convegno organizzato da voi? Si può fare qualche distinzione fra esperti senior e junior, ma in generale, budget permettendo, le tariffe viaggiano tra i 100 e i 200 euro netti l’ora. Netti, per cui aggiungete IVA, eventuali casse per i professionisti, rimborsi per trasferte e hotel..diventa una bella voce di spesa nel vostro piano dei costi.
Compensi uguali per tutti. Qui le scuole di pensiero sono tante, ma a mio avviso è sgradevole differenziare i compensi in base all’esperienza e alla notorietà degli esperti. Forse risparmierete qualcosa, ma perderete in credibilità e professionalità, nel caso uno dei relatori venga a sapere che il suo collega è pagato il doppio di lui.
Fatevi un po’ di conti, pensateci su, ma alla fine proponete a tutti la stessa cifra: magari sarà troppo alta per l’esperto junior o un po’ bassa per l’esperto senior, ma non farà avvertire differenze e darà lo stesso riconoscimento al tempo e all’impegno di tutti.
Dovete per forza rinunciare al grande esperto? Qui entrano in gioco altri fattori che vanno oltre il semplice scambio economico e implicano, però, un pochino di diplomazia e anche di faccia tosta.
Se fate questo mestiere da tanti anni magari avrete stabilito un buon rapporto con uno o due esperti di una specifica materia. Dopo aver assicurato al vostro relatore tre-quattro convegni all’anno in cui la sua partecipazione è adeguatamente retribuita potete proporgliene uno in cui – mettete la mano avanti – il budget è molto ridotto e, pertanto, non è previsto compenso per i relatori, ma avete proposto il suo nome come massimo esperto della materia e sarebbe un onore per voi averlo nel gruppo di lavoro…
Non dovete pensare, comunque, che tutti gli esperti siano avidi di denaro. Ho conosciuto accademici di fama internazionale che non hanno nemmeno voluto sentir parlare di compenso: a quel punto, giusto per non salutarvi solo con una stretta di mano, potete offrire loro una cena la sera stessa dell’evento, oppure (perché no?) far recapitare presso la loro abitazione una bella pianta o una cassa di vini.